Apaiser sa relation aux e-mails en 5 points

Je pense que nous sommes d’accord pour dire que l’e-mail est un outil qui peut autant être génial (en nous permettant de communiquer rapidement avec des personnes éloignées, avec plusieurs personnes à la fois, en diffusant des documents, liens, …) qu’être chronophage lorsque nous avons des dizaines d’e-mails à traiter chaque jour. Sans compter son impact écologique, pointé du doigt, par l’ADEME notamment, depuis des années.

Comme tout outil, à nous de décider de l’utiliser pour accomplir nos objectifs plutôt que d’en devenir l’esclave !

Au commencement… une relation aux e-mails entre dépendance et dégoût

Si j’écris cet article, c’est que moi même j’ai régulièrement connu des périodes pendant lesquelles je me sentais débordée, puis submergée par mes e-mails.

Pendant mes vacances, je pensais que je ne pouvais pas couper de mes e-mails sans drame. Et d’ailleurs je ne suis pas sûre que j’en avais envie, car débrancher voulait dire passer un temps fou, au retour, pour traiter 1, 2, 3 ou 4 semaines d’e-mails. L’horreur ! Quand j’y repense ça me donne des frissons.

Ma liberté, et notamment celle de m’organiser comme je le veux, étant trèèèèèèès importante pour moi, ce sujet des e-mails m’a rapidement intéressée.

D’autant que je voyais que les personnes que j’accompagnais avaient la même relation à leurs e-mails. Un mélange de dépendance (ahhhh ! quand le serveur plante une journée entière !) et de dégoût (oh non, de retour de vacances, je vais avoir 150 e-mails à traiter !).

Outre le fait de s’autoriser à dire NON de manière générale, et notamment NON au fait de répondre à tous les e-mails reçus, voilà ce que je pratique et ce que je conseille à toute personne engagée, passionnée et voulant garder sa santé mentale. ^^

5 actions pour laisser aux mails leur juste place dans ta vie

S’intéresser à son usage des mails, c’est s’intéresser à son rapport au temps.

Nous avons tous 24h à vivre chaque jour, 7 fois par semaine, 365 jours par an… Et ça, pas de mystère, ça ne change pas et nous sommes tous à égalité pour ça ! A chacun d’entre nous de considérer à quoi nous voulons consacrer notre temps.

Partant de là, voilà déjà 3 questions à se poser :

• Première question : A quoi ça me sert les e-mails ?
  
• Puis : Est-ce l’outil / la manière de faire le plus adapté pour faire ce que j’ai à faire ?
  
• Et enfin : Quel temps je CHOISIS d’accorder à ces e-mails ?

Et enfin, voilà 5 actions très simples à mettre en place :

Illustration par Liane Langenbach

• 1- Ne les consulter que 2 fois par jour (et pas au début de la journée !)

Pourquoi ? Pour pouvoir se concentrer sans s’interrompre toutes les 2 secondes, dès qu’un e-mail arrive. Et aussi pour ne pas organiser sa journée à partir des “urgences” extérieures, qui bien souvent n’ont d’urgence que le mot. Bref pour mieux se concentrer.

Voilà les étapes par lesquelles je suis passée :
– il y a quelques années, j’ai commencé, par désactiver les notifications sur mon téléphone, et ça a littéralement changé ma vie !
– Puis j’ai désactivé les notifications sur mon PC et supprimé l’accès à mes boîtes e-mail depuis mon téléphone (le plus difficile pour moi… C’est aussi ce qui m’a le plus apaisée)
– Enfin, je me suis planifié des moments pour m’occuper de mes e-mails. Au début c’était 3 fois par jour : le matin, en début de journée, après le déjeuner et en fin de journée, avant de “débrancher”. Depuis quelques semaines, c’est 2 fois par jour : une fois le matin, vers 10-11h et en milieu d’après-midi. Evidemment, lorsque j’attends un mail important… j’ai l’oeil sur ma boîte mail, mais je ne traite pas les autres mails qui arrivent !

Et quand je dis “lecture d’e-mails”, je veux dire “tri des mails”. Je t’en parle dans le point qui suit.

• 2- Sortir de l’effet fourre-tout de “je m’occupe de mes mails”.
  

En fait lorsque je dit “je m’occupe de mes mails”, j’ai pu faire :
– de la compta, en recevant une facture
– de la gestion de projet, en répondant à un sondage pour trouver une date de réunion
– de la veille, en lisant une newsletter

mais aussi répondre à la question d’un collègue, décider ce que j’allais faire ce week-end, répondre à une invitation, … bref, faire un peu de tout. Le meilleur moyen de se disperser ! 😉

Ce que je te recommande vivement, c’est de caler dans ton agenda un moment pour chaque chose.
Ce peut-être le créneau Compta que tu te cales ce vendredi de 10 à 12h (et que tu peux décider de toujours garder sur ce créneau si ça te convient), le créneau pour le projet A, que tu cale le lundi de 14 à 17h, le créneau pour lire des publications et te tenir à jour, le mardi, de 14 à 16h… Et tes 2 rdv “triage d’e-mail” par jour.

Lorsque je reçois une facture, elle attend sagement le prochain rdv “triage de mails”, qui l’amène gentiment dans le dossier “Notes de frais”, et elle est traité avec toutes les autres factures et questions de compta, une fois par semaine. Idem pour la gestion de mes projets… et tout le reste !

• 3- Se désabonner de tout ce que tu ne lis pas, sans regret (faire 2-3 sessions par an)

Deux-trois fois par an, je fais un grand tri dans mes mails, et je me désabonne notamment de toutes les newsletters que je ne lis pas/plus, même si j’aime beaucoup leur auteur. C’est fou comme ça allège ma boîte mail !
Il existe un logiciel, Unroll.me, qui facilite les désabonnements, mais ça n’a pas fonctionné lorsque j’ai essayé et je n’ai pas retenté. Et depuis le passage de la RGPD il ne propose (temporairement ?) plus ses services aux européens… J’imagine qu’il en existe d’autres, à creuser. Et sinon à faire à la main. 😉

• 4- En équipe, privilégier les “réunions opérationnelles” régulières

Lorsque j’ai découvert les réunions opérationnelles, j’ai découvert un autre monde. Littéralement. Une autre manière de faire circuler l’information, de manière beaucoup plus fluide, légère, efficace. Une fois cette bonne habitude mise en place, le nombre de mails échangés au sein d’une équipe chute drastiquement..

Dans une équipe qui travaille ensemble au quotidien la réunion opérationnelle a lieu une fois par semaine. Lorsque c’est rôdé, elle dure 30mn. Associée à un travail de répartition des rôles agile, il n’y a quasiment plus besoin de s’envoyer de mails entre collègues. Le pied, non ?

Je ferai un article prochainement à ce sujet, sans doute pour la rentrée. Je peux déjà te partager qu’elle a lieu en 2 temps principaux :
– la revue de projets : pour que chacun partage ce qu’il a fait/prévoit de faire
– la réunion de triage : pour dénouer rapidement tous les noeuds de la gestion opérationnelle des projets.

• 5- En envoyer moins… pour en recevoir moins

Enfin, dernier point, et sans doute le plus important. J’ai failli l’oublier tellement il est simple (et efficace !).
S’interroger avant d’envoyer un mail est une bonne manière d’arrêter de blinder la boîte des autres… mais aussi de recevoir des réponses qui ne servent à rien.
Vigilance notamment lorsque je réponds à un mail, est-ce que j’ai vraiment besoin de mettre quelqu’un en copie ? Est-ce que j’ai vraiment besoin de faire “répondre à tous” ?

Et toi, comment te sens-tu face au temps que tu consacres à traiter tes mails ?