Répartir les rôles pour une vraie réunion coopérative. (série Réunions efficaces)

Lorsque je débute un accompagnement, je commence généralement par travailler avec la/le coordinatrice/teur sur la prochaine réunion. Une bonne occasion d’entrer tout de suite dans le vif du sujet. 😉

Et bien souvent j’observe que c’est cette coordinatrice, ce leader, cette fondatrice, cet animateur, cette directrice, ce président (selon les projets) qui s’occupe de faciliter la réunion, mais aussi de préparer l’ordre du jour, et de le communiquer. Mais aussi de réserver la salle, de préparer le thé et le café s’il y en a, d’imprimer les documents, de faire le compte rendu, de l’envoyer…
Bref, une seule et même personne qui remplit seule tous les rôles nécessaires pour que la réunion ait lieu.

C’est aussi elle qui me demande :
-“comment faire pour que chacun s’investisse ? ”
– “comment je peux mieux m’organiser, parce que je ne m’en sors pas, j’ai l’impression que mon rythme s’accélère sans cesse”
– “comment ne pas décider seul.e, au nom du groupe”
…

Tu vois certainement où je veux en venir….

Regarder comment se passent les réunions et comment sont répartis (ou non) les rôles offre les premières pistes pour faire évoluer une organisation.

Petite précision avant de commencer

Rien d’anormal pour moi à ce que les collectifs se lancent au début avec une personne “multitâche”. Les choses se passent souvent comme ça. Pour la simple et bonne raison que cette organisation répond à un besoin d’efficacité et de voir le projet avancer.
Pour autant, je suis attentive à ces 3 points :

1- Est-ce que la personne en question se sent sereine, pleine d’élan ou au contraire commence-t-elle à se sentir fatiguée, en suractivité ?
2- Est-ce que les membres du collectif se sentent acteurs du projet et non pas seulement des consommateurs impliqués. Font-ils des propositions ? Prennent-ils des responsabilités ?
3- Des conflits naissent-ils autour de décisions qui ont été prises ?

Il s’agit de questions subtiles, qui demandent d’être attentif/ve à ce qui se passe dans le groupe, pour capter les signes qui indique que le collectif a besoin d’une nouvelle organisation.

 Dans mes accompagnements je propose généralement 6 rôles.

Pourquoi 6 et pas seulement 1 ou 2 ? Parce que que plus les rôles sont fractionnés :

 

• plus ils sont légers pour la personne qui les remplit. Ce qui évite la suractivité et le phénomène de “je quitte tout, j’en peux plus, reprend le bébé qui peut !”

• plus c’est facile pour chacun de s’investir. Ca fait moins peur. moins les participants sont passifs, puisque chacun porte un bout de la réunion, avec l’intention d’y contribuer donc.

• plus la réunion est efficace.

Peut-être en auras-tu besoin d’autres, pour s’adapter à ton contexte particulier.
De la même manière une même personne peut remplir plusieurs rôles, notamment si vous êtes moins de 6 (forcément !) ou s’il y a un intérêt au « cumul de mandats »  (ex : si le scribe rédige le compte rendu directement pendant la réunion dans un document partagé et qu’il n’a qu’à envoyer le lien aux participants.)

• Le facilitateur, la facilitatrice

C’est la personne en charge du cadre de la réunion (et non pas du contenu). C’est elle qui s’assure que la réunion commence et termine à l’heure, qui fait circuler la parole et qui suit les processus (les méthodes) en cas de prise de décision. Un bon facilitateur sait trouver son équilibre entre légèreté et fermeté. Sait recadrer sans se braquer. Comme pour beaucoup de choses, c’est en forgeant qu’on devient forgeron… Patience et indulgence au début !

• Le maître du temps

Il assiste le facilitateur en lui indiquant le temps restant pour chaque partie de la réunion. Cela suppose que le facilitateur ait préparé son ordre du jour avec un temps alloué pour chaque partie (j’y reviendrai dans un prochain article consacré à cette même série). Idéalement ce rôle est porté par quelqu’un de rigoureux, qui est capable de suivre la réunion, d’y participer, tout en gardant un oeil sur l’horloge. Je recommande généralement au facilitateur de choisir lui-même son maître du temps afin qu’il se sente à l’aise dans sa facilitation.

• L’assistant

Lors d’une réunion en salle, en présentiel (et non à distance), le facilitateur peut avoir besoin d’utiliser un paper board ou un tableau. Utile pour maintenir l’attention des participants en notant les grands points à l’ordre du jour, les décisions prises etc. C’est là que l’assistant entre en action. Il est parfois nommé secrétaire. J’utilise plus souvent le terme assistant, car je travaille très souvent avec des associations, qui ont un secrétaire (un trésorier et un président), dont le rôle est différent, ce qui prête à confusion.

• Le scribe

C’est la personne qui prend note du compte-rendu et le diffuse. Je recommande généralement que la prise de note se fasse directement sur un document partagé qui centralise tous les compte-rendus. Et que le compte rendu soit le plus synthétique possible. Une bonne manière de faire gagner du temps à tout le monde. Aussi bien pour la lecture que pour l’écriture.

• Le logisticien

Il réserve la salle, s’assure que tout le matériel est disponible (paper board, feutres, impressions et/ou connexion à internet si besoin)

• Le communicant (pour les associations, pas pour les équipes travaillant souvent ensemble)

Il diffuse la convocation, l’ordre du jour, le lien vers le compte rendu pour relecture et éventuelles modifications et le compte rendu final.

Le facilitateur, en acceptant de ne pas être shiva, permet selon moi l’émergence à 2 choses très positives :
1- comme je le disais plus haut, il permet à chacun de prendre sa place
2- il se rend beaucoup plus disponible pour le collectif. Il sent plus facilement où en est le niveau d’énergie du groupe, ce qui est indispensable pour adapter sa facilitation, ralentir ou accélérer le mouvement.

Et toi comment répartis-tu les rôles dans les réunions que tu organises ?

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Les précédents articles de la SÉRIE RÉUNIONS EFFICACES :
#1 Les ingrédients pour des réunions pénibles… et des réunions efficaces
#2 Comment éviter l’effet « fourre-tout » en réunion ? (série Réunions efficaces)