Flux et outils d’information, comment améliorer la communication dans un collectif ?

L’information est au cœur de tout collectif.  Sa circulation est indispensable pour avancer ensemble.
Pour autant, chacun a pu en faire l’expérience : trop d’information tue l’information !

Alors comment améliorer la circulation de l’information dans un collectif ?

Comme tu le sais sans doute, il y a quelques années j’étais responsable de communication en collectivités publiques. La stratégie de communication, l’articulation entre les différents supports et le travail pédagogique visuel avec mes partenaires graphistes étaient mes lubies. 😉

La communication et la conception de flux d’information fait toujours partie de mon quotidien, notamment lorsque je travaille sur la communication interne d’un collectif et l’ animation de communauté.

C’est le cas en ce moment par exemple, pour les darwiniens (les usagers de Darwin, Tiers-lieu engagé pour une transition écologique, à Bordeaux), que j’accompagne en binôme avec ma collègue Blandine Chenot (d’Inside Up).

AperoSkate-©La-brigade

La méthodologie que j’utilise est un mélange de mon ancien métier, dans la communication, et de mon nouveau, l’accompagnement à la coopération. Je m’inspire aussi de l’approche de Jean-Miche Cornu, que je partage complètement.

Les 4 étapes

• 1- OBSERVER collectivement le terrain : Quelle est la situation actuelle ? Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas bien ?
• 2- SE QUESTIONNER : Quels espaces sont sous-investis, parmi ces 4 : discussions, partage, informations et rencontres.
• 3- SE NOURRIR des idées créatives de chacun, pour ouvrir le champs des possibles et permettre à chacun de s’impliquer.
• 4- METTRE EN PLACE petit à petit des solutions légères et évolutives.

1- OBSERVER collectivement le terrain : Quelle est la situation actuelle ? Qu’est-ce qui fonctionne bien ? Qu’est-ce qui ne fonctionne pas bien ?

Organisez un brainstorming (tous ensemble dans une même pièce, en même temps par visio-conférence ou sur une semaine, à distance grâce à un document partagé) pour que chacun partage ce qui lui convient dans les flux d’information actuelle et ce qui fonctionne moins bien.
Gros problèmes ou petites tensions, bloquants ou juste inconfortables, c’est le moment d’y aller ! Pas de jugement, on prend le retour de chacun.
Ce qui revient souvent : la lecture des mails qui est chronophage, trop de documents éparpillés partout et difficiles à retrouver, trop de version d’un même document en circulation donc difficile de savoir lequel est le bon, des réunions difficiles à suivre…

2- SE QUESTIONNER sur quel(s) espaces sont sous-investis, parmi ces 4 :

• Communication
  L’idée étant de faire circuler les informations à tous, afin d‘informer des actualités, notamment celles et ceux qui s’investissent moins sur une certaine période.
  Généralement une personne est en charge de la communication : elle récolte la matière, la met en forme et la diffuse.
  Pour la diffuser, en fonction du collectif, il est possible de coupler plusieurs outils : un espace de coworking utilisera par exemple une newsletter régulière + un groupe Facebook + un tableau d’affichage physique ; un groupement d’achat : une newsletter + un tableau physique.
• Rencontres/réunions
  Réunions, temps conviviaux, ateliers de brainstorming. En présentiel (tout le monde dans un même lieu), ou à distance. Je privilégie la visio-conférence (Skype, appear.in, Hangout …) et j’utilise le téléphone lorsque nous sommes nombreux afin d’avoir un son de bonne qualité.
  Pour le compte-rendu de réunions et d’ateliers d’intelligence collective, je recommande de nommer un.e scribe, qui prendra note, de manière synthétique, sur un document partagé via Framapad (ou GoogleDocs).
  Pour en savoir plus sur les réunions, tu peux lire les articles de la série Réunions efficaces. Le premier est ici. 😉
• Discussions entre les rencontres
  Indispensable pour éviter l’essoufflement et permettre au collectif d’avancer entre 2 rencontres et de maintenir dans la dynamique les membres qui n’ont pas participé à certaines rencontres/ réunions.
  Selon la taille et l’activité du groupe, je conseille les listes de discussion, les forums ou les messageries instantanées (Facebook, Slack…).
• Espace de partage, ou « gare de triage », ou tableau de bord
  C’est tout simple, il s’agit d’un endroit sur lequel tout membre du collectif peut se rendre pour retrouver le lien vers toute information recherchée : la raison d’être, les processus, les compte-rendus, la présentation des membres et de leurs rôles, le calendrier, le suivi des projets…
  Concrètement ce peut être un site internet un blog, un wiki… mais pour commencer, je recommande de faire simple et de créer tout simplement un document partagé (framapad, qui est libre ou Googledocs, si vous avez besoin d’avoir un drive). Ce peut-être aussi un tableau physique lorsque la communauté partage les mêmes locaux (coworking, école, …)

3- SE NOURRIR des idées créatives de chacun, pour ouvrir le champs des possibles et permettre à chacun de s’impliquer.

Nouveau Brainstorming. Comme pour le premier, en présentiel ou à distance, tou.te.s en même temps ou en différé. L’objectif étant d’être créatif/ve.s sur les outils à utiliser et de déceler les freins à utiliser certains outils (Facebook et Google étant les plus refusés.)

4- METTRE EN PLACE, petit à petit des solutions légères et évolutives et répartir les tâches.

Pour moi, l’idéal est de partir sur des solutions légères, faciles à mettre en place et peu coûteuses (en temps, en énergie, en argent) au début. C’est beaucoup plus agile que de partir sur la solution a priori parfaite dès le début. Bien souvent la solution légère suffit et ainsi les ressources temps, argent, énergie peuvent être utilisées à autre chose.
Une fois les outils choisis, il ne reste plus qu’à définir les rôles nécessaires pour les faire vivre… et les attribuer

Je reviendrais prochainement sur la question des outils collaboratifs pour travailler à distance, sur la place des mails dans notre communication et sur la manière de faciliter une réunion à distance.