Comment éviter l’effet « fourre-tout » en réunion ? (série Réunions efficaces)

Voici comme promis le deuxième article de la série consacrée aux réunions efficaces. L’occasion de continuer à t’ouvrir ma boîte à outils.

Bon, les outils, c’est bien… mais ils ne sont pas une fin en soit.
Ce qui m’intéresse le plus c’est de voir ce que permettent certaines techniques.
Et comment les outils ne sont finalement qu’une porte d’accès vers l’essentiel :

réussir à se mettre à l’écoute de ce que vit le collectif
pour permettre à chacun de prendre sa juste place.

Mais d’ailleurs, pourquoi s’intéresser aux réunions ?

Ce n’est pas la partie la plus fun de ce que vit un collectif, me diras-tu ? Oui… et encore, à voir. Ça peut changer avec les bons outils justement.

Je dirais que s’intéresser aux réunions est l’une des manière les plus simples
pour insuffler une dynamique positive au sein d’une équipe.
Et les résultats sont généralement visibles très rapidement !

Et puis les réunions ont une place fondamentale dans un collectif et dans nos vies. Qu’elles aient lieu dans un bureau, une salle, par téléphone ou par Skype, c’est un véritable carrefour d’échanges, un vrai condensé de ce que vit le groupe.
Les questionner c’est s’autoriser à redéfinir ses priorités, et ainsi concentrer son énergie au bon endroit.

Je préfère cependant te prévenir, bien souvent,
une fois cette petite porte ouverte,
les collectifs ont envie d’aller plus loin !

Et oui ! Fiers des avancées palpables au quotidien, les équipes qui ont fait évoluer leurs réunions se prennent au jeu et se penchent ensuite progressivement sur tous les autres domaines de la dynamique coopérative, comme par exemple :

• comment se parler et s’écouter avec authenticité et une intention constructive
• comment se répartir les tâches et les rôles de manière juste
• comment favoriser la liberté, l’épanouissement de chacun et la responsabilité vis à vis du collectif
• comment fluidifier les flux d’informations (et notamment les échanges de mails qui peuvent vite devenir chronophages, non ?)

Heureusement de nombreux pionniers se sont déjà posé ces questions et y ont trouvé des solutions qu’ils ont partagé. C’est sur ce terreau que s’appuient la sociocratie et l’holacratie, deux méthodes d’organisation collective que j’utilise dans mes accompagnements.

Pour commencer, j’ai une petite devinette pour toi :

L’association des Belettes à crêtes compte 11 membres actifs qui ont l’habitude de se réunir chaque semaine pendant 2h30 depuis 1 mois pour réfléchir ensemble à leur plan d’action pour sensibiliser à la protection des animaux qu’ils protègent.

Combien d’heures de réunions cela représente-t-il ?

10 heures ?
Oui… par personne, mais à l’échelle du collectif cela représente 110 heures ! Plus de 4 jours ½ !
On peut en mener des actions en 4 jours 1/2, donc autant ne pas gaspiller tout ce temps, non ?

Voilà comment faire un premier rangement dans tes réunions
à partir d’une question toute bête

POURQUOI ?

Si tu me connais, tu ne dois pas être surpris.e. C’est LA question que je pose tout le temps, ma question magique !

Par cette question, l’idée est de sortir de l’effet fourre-tout de certaines réunions, celles dont on ne sait finalement plus trop pourquoi elles sont organisées, ni de quoi il est question là depuis 15 mn de blabla et qui débouchent inévitablement vers des digressions peu efficaces et prennent un temps beaucoup plus important que nécessaire.
Un temps perdu, qui pourrait être mis au profit d’activités bien plus épanouissantes et constructives.

Je te propose de mettre de la clarté sur le type de réunions organisées dans ton collectif.

Pourquoi vous réunissez-vous ?

Pour…

• Faire avancer les projets au quotidien ?

Et ainsi :
– fluidifier l’information pour l’apporter là où on en a besoin
– prendre les décisions nécessaires pour débloquer ce qui ralenti, ou les planifier.Pour ce type de besoin, la réunion opérationnelle, appelée aussi réunion de triage est parfaite. Très courte, dynamique et agile, elle permet de concentrer au maximum les informations afin d’éviter de passer la semaine à se courir après ou à s’interrompre mutuellement au milieu d’un chantier qui demande de la concentration (qui ne connaît pas ça?). Et le tout sans blabla.

Attention, toutefois : pour la bonne dynamique de groupe, il est très très important de prendre soin du convivial et de l’informel et de ne pas remplacer tous ces temps si précieux par de l’opérationnel pur, de la productivité et du « nez dans le guidon ».
Prendre le temps pour discuter autour d’un thé ou d’un café, pour se raconter son week-end, ses projets, ses questionnements… est essentiel pour se sentir relié.e aux autres, en confiance. C’est indispensable au quotidien pour avancer ensemble.
Il s’agit néanmoins de trouver l’espace approprié pour éviter le retour à la réunion fourre-tout : avant la réunion, après, pendant le déjeuner… à chaque groupe de trouver ce qu’il lui convient le mieux.

• Vous organiser  ?

Décider qui fait quoi, pour mener à bien les projets choisis.Dans ce cas, c’est d’une réunion de gouvernance dont vous avez besoin. Elle permet de bien définir le périmètre de chaque rôle avant de le confier à l’une des personnes du cercle. Selon le contexte, cette personne pourra être désignée, élue de bien des manières et notamment grâce au processus d’élection sans candidats que je vous présenterai certainement dans un prochain article, ou même pourquoi pas, selon l’enjeu, via un tirage au sort ou même… un chifoumi. 😉

• Définir votre stratégie ?

En décidant la direction à prendre pour servir la raison d’être du collectif.Et bien là, sans surprise, vous pouvez organiser une réunion de stratégie ! L’occasion de créer un beau rituel pour formaliser ce moment engageant pour chacun et de mesurer le chemin parcouru depuis la dernière réunion de stratégie…

Généralement les réunions opérationnelles, de gouvernance ou de stratégie n’ont pas besoin d’avoir toutes la même fréquence, ni la même durée.
Ce sont des types de réunion très différents. En se demandant pourquoi est organisée une réunion, cela permet d’en adapter la forme, la fréquence et la durée.

Voici les fréquences et durées moyennes pour ces 3 types de réunions

Peut-être te dis-tu qu’une réunion d’1/2h, c’est juste impossible avec ton collectif ? Attends de voir ! Je vais bientôt partager sur ce blog une méthodologie qui t’aidera à y arriver !

Parfois certaines réunions peuvent se suivre les unes après les autres. Imaginons une équipe qui a l’habitude de faire chaque lundi matin de 9h à 9h30 sa réunion opérationnelle (son opé, pour les intimes).
Elle peut planifier ses réunions de gouvernance, mensuelles, le lundi de 9h30 à 11h.
Un lundi sur 4, toute l’équipe enchaînera donc réunion opérationnelle puis de gouvernance, de 9h30 à 11h.
L’important étant de bien marquer le début et la fin de chacune de ces réunions pour que chacun sache dans quel espace le groupe se trouve.

Qu’en penses-tu ? As-tu déjà essayé ou vécu ce genre de réunions ? Est-ce que ça te donne envie de tester, juste une fois, pour voir ce que ça donne ?

Et si tu as des questions, n’hésite pas à les poser en commentaires.

Série Réunions efficaces :
– Les ingrédients pour des réunions pénibles… et pour des réunions efficaces. 😉